Documenten migreren met een proef en een terugvalbesluit

Maak per bronmap een overzicht van aantallen, omvang, eigenaar, actief gebruik en bijzondere bestandstypen. Noteer ook verwijzingen vanuit werkinstructies, oude projectlijsten en favorieten. Een verplaatsing kan technisch slagen terwijl collega’s via hun vertrouwde route niets meer terugvinden.

Gebruik een scan als die bij de gekozen migratiemethode hoort. Microsofts Migration Manager kan bijvoorbeeld waarschuwingen over bronbestanden rapporteren. Vraag de uitvoerder welke bronkenmerken de gekozen route niet meeneemt; een goed bestandsaantal bewijst geen behoud van historie of rechten.

Doe dit: Maak een bron-bestemminglijst met bijzonderheden en open vragen.

Kies bestanden die het werk echt vertegenwoordigen: een eenvoudige tekst, een grote presentatie, een spreadsheet met formules, een gedeeld dossier en een bestand met eerdere versies. Voeg een bekende lastige naam of lange route toe wanneer de bron die bevat. Gebruik voor externe toegang een afgesproken veilige testset.

Controleer op de bestemming inhoud, openen, zoeken, rechten en belangrijke verwijzingen. Bij omzetting naar een ander formaat bekijk je ook opmaak, opmerkingen en berekeningen. Schrijf afwijkingen op als concrete acceptatiepunten, met een besluit over herstel of bewust verlies.

Doe dit: Laat de proceseigenaar de proefresultaten en resterende afwijkingen beoordelen.

Bepaal wanneer medewerkers de bron niet meer mogen wijzigen en hoe wijzigingen vlak voor de overgang worden afgehandeld. Laat de uitvoerder uitleggen of een aanvullende kopieerronde nodig is en hoe conflicten worden voorkomen. Vertel het team waar het na de omschakeling moet werken.

Spreek vóór de overgang af wanneer je terugvalt, wie dat besluit en hoe nieuw werk op de bestemming behouden blijft. Een oude map laten staan is geen compleet terugvalplan zodra mensen op twee plekken hebben gewerkt. Houd bronbehoud en verwijdering onder afzonderlijke controle.

Doe dit: Bewaar een tijdlijn met wijzigingsstop, controles, besluitmoment en terugvalroute.

Laat gebruikers na de overgang echte taken uitvoeren: de actuele instructie vinden, samen een document bewerken en het bedoelde klantbestand openen. Vergelijk daarnaast bron- en bestemmingsrapporten en laat afwijkingen verklaren. Meet niet alleen of de kopieertaak groen is geworden.

Rond pas af wanneer de afgesproken acceptatiepunten zijn gecontroleerd en restpunten een eigenaar hebben. Laat de bewaareigenaar beslissen wanneer de bron kan verdwijnen. Bewaar migratieverslag en uitzonderingen op een plek die ook toegankelijk blijft als de oude leverancier vertrekt.

Doe dit: Onderteken een opleverlijst met werkende taken, afwijkingen en beslissing over de bron.